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Segreteria e Affari Generali - URP - Protocollo

Informazioni

Responsabile: Dott.ssa Federica Loi. Istruttore Dott. Salvatorangelo Manca

Indirizzo: Via Sicilia 2, 09080 Boroneddu (OR)

Telefono: 078550007  

Fax: 0785 50061

Email: servizioamministrativo@comune.boroneddu.or.it

PEC: protocollo@pec.comune.boroneddu.or.it

Orario: Mattina: da lunedì a venerdì, ore 11.00 - 13.00. Pomeriggio: lunedì e mercoledì, ore 16.00 - 18.00.

L'Ufficio Segreteria, oltre alle specifiche funzioni, comprende al suo interno l'ufficio protocollo e l'ufficio relazioni con il pubblico.

Ufficio segreteria: Di seguito sono elencate le principali funzioni:

  • Assistenza agli organi di governo: provvede all'espletamento dei compiti necessari per garantire il funzionamento degli organi comunali (Consiglio, Giunta e Sindaco). Detiene l'archivio delle deliberazioni e delle determinazioni e dei verbali delle adunanze degli organi collegiali del Comune.
  • Collaborazione con il Segretario Comunale: provvede, secondo le direttive impartite dal Segretario Comunale, alla redazione dei provvedimenti degli organi di governo e ne cura la corretta pubblicazione all'albo pretorio dell'Ente;
  • Pubblicazione online: provvede alla cura della corretta pubblicazione dei provvedimenti di propria competenza all'albo pretorio online e al costante aggiornamento della sezione''Amministrazione Trasparente'' con l'inserimento, a decorrere dal mese di Febbraio 2020, di tutti i provvedimenti degli uffici comunali anche appartenenti alle altre Aree Organizzative;
  • Trasparenza, Anticorruzione e controlli interni: provvede, in collaborazione con il Segretario Comunale alla gestione del corretto iter istituzionali degli adempimentipreviste dalle normative di riferimento;
  • Contributi alle associazioni: provvede alla gestione dell'intero iter di assegnazione dei contributi ordinari e straordinari determinati in Bilancio, alle associazioni, dalla pubblicazione del bando pubblico, alla istruttoria e verifica delle istanze ricevute, alla assegnazione definitiva fino alla ricezione del relativo rendiconto finale con controllo sull'opportunità di procedere alla liquidazione del saldo spettante ovvero richiesta di restituzione delle somme erogate. Gestisce i contributi erogati dall'Unione dei Comuni, ne cura la corretta contabilizzazione, la pubblicazione degli avvisi, la ricezione delle istanze, l'erogazione finale e le contestuali verifiche e la successiva rendicontazione all'Ente, nei termini e nelle modalità fissate.
  • Tutela dei dati personali: provvede alla costante realizzazione di tutti gli adempimenti connessi alla nuova normativa sulla privacy di cui al Reg. UE 679/2016, nonché adozione e aggiornamento degli atti di competenza dell'Ente e formazione del personale dipendente. Garantisce i contatti con il DPO dell'Ente e la corretta tenuta del Registro dei Trattamenti.
  • Servizio di pulizie degli uffici e dei locali comunali: provvede alla predisposizione e alla pubblicazione delle procedure ad evidenza pubblica per l'esternalizzazione del servizio, garantendo la continuità dello stesso nel tempo. Cura la liquidazione delle relative fatture e degli adempimenti di controllo sulla regolarità delle stesse. Tiene i rapporti con l'operatore economico al fine di una corretta erogazione del servizio in base alle varie esigenze dell'Ente inerenti le pulizie straordinarie dei locali (ad es. pulizia e allestimento del seggio inoccasioni di consultazioni elettorali).
  • Gestione del servizio Biblioteca Comunale: provvede all'espletamento delle procedure ad evidenza pubblica relative all'esternalizzazione del servizio e cura la corretta liquidazione delle somme spettanti. Provvede alla gestione dei fondi regionali di cui alla L.R. 20 settembre 2006, n. 14, art. 21, comma 2 lett. d) relativi al finanziamento per il potenziamento e il miglioramento delle biblioteche di ente locale. Gestisce la contabilizzazione delle relative somme e avvia le procedure di gara per il loro utilizzo. Cura i rapporti con l'operatore bibliotecario e con la relativa utenza.
  • Concessione in uso dei locali comunali: provvede al ricevimento delle istanze per la gestione in uso dei locali comunali, alla tenuta del relativo registro e alla corretta applicazione del vigente regolamento comunale adottato in materia, nonché ritiro ed eventuale incameramento della cauzione,verifica dello stato dei luoghi con apposito sopralluogo, applicazione delle tariffe determinate dalla Giunta Comunale.
  • Servizio ''Whatsapp'': provvede alla gestione del servizio di messaggistica istantanea istituzionale attivato dall'Ente, al fine di potenziare l'attività di comunicazione con i cittadini affiancando i canali istituzionali. Trasmissione dei messaggi di pubblico interesse richiesti dagli uffici competenti, cura della convenzione con l'operatore telefonico per la rete dati e per il noleggio del terminale mobile nonché custodia e conservazione dello stesso per evitare eventuali utilizzi illeciti e/o abusivi;
  • Servizio spedizione corrispondenza comunale: provvede alla formazione dei plichi della corrispondenza comunale per la spedizione tramite bolgetta. Cura della convenzione con Poste Italiane Spa e relativa liquidazione degli importi dovuti;
  • Contratti di assistenza software gestionali e Sito Istituzionale dell'Ente: provvede alla gestione delle procedure ad evidenza pubblica per l'individuazione dei fornitori dei software gestionali e del Sito Istituzionale, essenziali per l'espletamento delle attività amministrative dell'Ente e l'adempimento degli obblighi di trasparenza e pubblicità, e del relativo servizio di assistenza.
  • Servizio assistenza dei software e degli applicativi: provvede all'affidamento del servizio assistenza degli applicativi in uso all'ente locale e ne cura i puntuali pagamenti al fine di garantire la funzionalità degli uffici comunali, con decorrenza da Febbraio 2020.
  • Amministratore di sistema: provvede, con decorrenza dal mese di Febbraio 2020,alla gestione dell'intera procedura ad evidenza pubblica per l'individuazione dell'operatore economico necessario per l'esternalizzazione del servizio di assistenza informatica, cura della sicurezza e della protezione dei dati dell'Ente, anche alla luce dei nuovi adempimenti in materia di privacy.
  • Repertorio dei contratti: provvede, in collaborazione con il Segretario Comunale, a tutti gli adempimenti connessi alla regolare tenuta del repertorio dei contratti in forma pubblica amministrativa stipulati dall'Ente.
  • Rilascio fogli venatori: provvede al rilascio dei fogli venatori aggiornati in base alle disposizioni regionali in materia e al ritiro di quelli inerenti alla precedente stagione, nonché all'espletamento di tutti gli adempimenti previsti dalla normativa vigente in tema di controlli e trasmissione dei dati.
  • Gestione del servizio canile: provvede alla gestione dell'intero iter relativo all'espletamento delle procedure ad evidenza pubblica per l'esternalizzazione del servizio, con l'individuazione dell'operatore economico erogante, stipula della conseguente convenzione e liquidazione degli importi spettanti. Cura del procedimento relativo all'assegnazionedi contributi regionali per la lotta al randagismo e per le finalità inerenti la tutela del benessere animale. Espletamento delle attività di controllo sulla gestione del servizio, garantendone la continuità. Vigilanza sul territorio, garantendo le segnalazioni di competenza, al fine di prevenire il fenomeno del randagismo.
  • Diritto allo studio e pubblica istruzione: provvede a gestire i contributi regionali previsti per il diritto allo studio, alla loro corretta contabilizzazione, alla pubblicazione dei relativi bandi pubblici e alla ricezione delle istanze. Effettua le corrispondenti verifiche e procede alla liquidazione dei contributi. Gestisce la rendicontazione finale alla Regione. Gestisce i contributi con fondi comunali, redige gli atti di competenzadella Giunta Comunale e concludere l'intero iter procedimentale. Cura i rapporti con l'Unione dei Comuni per la gestione del servizio trasporto scolastico.
  • Servizio scuola civica comunale: provvede a gestire i rapporti con il Comune capofila per la pubblicazione dei relativi avvisi, la ricezione delle istanze e trasmissione delle documentazione richiesta nei tempi fissati. ∑Servizio Asilo Nido:provvede a gestire i rapporti con il l'Unione dei comuni del Guilcier, che gestisce in forma associale il servizio, e provvede alle liquidazioni di competenza.
  • Servizio Trasporto Scolastico: provvede a gestire i rapporti con il l'Unione dei comuni del Guilcier, che gestisce in forma associale il servizio, e provvede alle liquidazioni di competenza.
  • Servizio OIV: provvede a gestire i rapporti con il l'Unione dei comuni del Guilcier, che gestisce in forma associale il servizio, e provvede alle liquidazioni di competenza.
  • Albo dei legali: provvede alla corretta tenuta e al costante aggiornamento dell'Albo dei legalidell'Ente al fine di garantire la corretta amministrativa e il rispetto delle disposizioni legislative di cui al D.lgs. 50/2016 ss.mm.ii., per l'individuazione degli stessi in cause e procedimenti che interessano e/o coinvolgono l'Ente.
  • Gestione giuridica del personale: provvede alla corretta gestione giuridica del personale dell'Ente, avviano le procedure di reclutamento degli stessi, nel rispetto delle previsioni legislative di cui al D.lgs. 165/2001 e curando la predisposizione di tutti gli atti amministrativi relativi inserendoli nel contesto normativo in continuo mutamento. Gestione delle presenze, delle ferie, dei permessi, con cura di tutti gli adempimenti collegati. Provvede, inoltre, in collaborazione con il Segretario comunale, alla predisposizione degli atti di competenza dell'UPD e quelli relativi alle relazioni sindacali.
  • Stipendi mensili e adempimenti connessi: provvede alla elaborazione degli stipendi mensili e agli adempimenti contestuali connessi previsti dalla normativa, con decorrenza dal mese di Febbraio 2020. Si precisa inoltre che per tutti gli adempimenti annuali relativi agli stipendi 2019 la competenza resta attribuita al Servizio Finanziario.
  • Fondo per le risorse decentrate e salario accessorio: provvede alla cura dell'intero procedimento per la corretta costituzione e ripartizione delle risorse nei termini di legge. Predisposizione di tutti gli atti amministrativi collegati, compresi quelli della Giunta Comunale e collaborazione con il Segretario Comunale per la corretta costituzione e convocazione della Delegazione Trattante.
  • Ciclo delle performance: provvede alla costante collaborazione con il Segretario Comunale per la gestione e la predisposizione degli atti relativi all'intero iter, curando anche il coinvolgimento dell'OIV.
  • Medico del lavoro: provvede alla gestione dell'intero iter procedurale per l'individuazione del medico del lavoro, tramite procedura ad evidenza pubblica, stipula della relativa convezione, prenotazione delle visite e sottoposizione alle stesse del personale dipendente, con decorrenza dal mese di Febbraio 2020.

Ufficio protocollo: provvede alla protocollazione in entrata e in uscita dei documenti degli uffici comunali, compreso l'ufficio del Sindaco. Cura la regolare tenuta dei flussi di posta certificata e istituzionale dell'Ente con la rispettiva assegnazione agli uffici competenti.

Ufficio URP: provvede a fornire assistenza al cittadino, fornendo adeguate informazioni e modulistica di riferimento per i vari procedimenti, nonché ad indirizzare l'utenza presso gli uffici competenti.

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